チャットボットが業務効率化に役立つ理由

2020年6月25日

チャットボットが業務効率化に役立つ理由

チャットボットが業務効率化に役立つ理由

日本では、少子高齢化による生産年齢人口の減少により、働き手の確保が難しくなっています。また、そのことにより、一人あたりの業務量が増加し、長時間労働が問題になっているため、最近では、より効率的で柔軟な働き方が求められています。こうした中で、私たちはいかに業務を効率的に行うかが鍵となってきます。そこで今回、チャットボットが業務効率化に役立つ理由について、3つお伝えしていきます。

定型業務をチャットボットに任せることで労働時間を削減

1つ目の理由は、単純な事務作業や定型業務をチャットボットに任せることで、労働時間を削減できるということです。
チャットボットはFAQだけではなく、皆さんが毎日の業務で行っているスケジュール登録、会議室予約、残業申請、などの様々な定型業務をチャットボット一つで、こなすことができます。この機能を持ったチャットボットは「パーソナル・アシスタント・ボット」とも呼ばれていて、個人秘書のような役割をします。ユーザーは、いつも使っていいるチャットツール(LINE、Microsoft Teams、Slack、Tocaroなど)から、メッセージを送るだけで仕事の依頼ができます。

また、行いたい業務に合わせて、何種類もの画面を開くというのは、とても面倒です。パーソナル・アシスタント・ボットであれば、スケジュール登録をするためにカレンダーを開くということや、残業申請をするため申請の画面を開く、ということもなくなり、チャットツールの画面でスケジュール登録や残業申請ができるようになります。

問い合わせ自動化による、担当者の負担軽減

2つ目の理由は、問い合わせ自動化による担当者の負担軽減です。
突然ですが、皆さんは同じ質問を繰り返しされたことありますか?少なからず、1回は経験あるのでないでしょうか。質問者が家族や友人であれば「さっきと同じ質問しないで!」と言えますが、相手がお客様となると、そのようなことは言えません。ましてや、質問者が違う人であれば、質問者に悪気はないのですから、担当者は我慢するしかありません。
そこでチャットボットの出番です。問い合わせ対応にチャットボットを設置することで毎日似たような質問に繰り返し回答し、ストレスを感じているという、担当者の問題を解決することができます。また、チャットボットを導入し、「よくある質問」を自動化することで、問い合わせ対応担当者は、チャットボットでは解決できないような複雑な質問に注力することができ、担当者の負担を軽減することができます。さらに、チャットボットであれば、24時間365日対応できるため、休日や夜間などの営業時間外でも対応でき、顧客満足度アップにもつながります。

書類探しの時間を削減し、無駄を減らす

3つ目の理由は、書類探しの時間を削減することで、無駄を減らすということです。
必要なデータが、PC内のどこにあるのか分からずに探したり、以前作成した資料がどこにあるのか分からず、再度作り直すなんてことありませんか?ビジネスパーソンは、1日のうち書類を探す時間が約20分あるといわれています。これを1年に換算すると約80時間に相当します。
もし、書類探しの時間を1日10分に改善できれば、1人あたり年間40時間を削減できます。例えば時給3000円の人の場合、1年間で12万円削減できるということです。さらに、会社の従業員が100人の場合であれば、年間1200万円削減できるということになります。

この書類探しの時間を削減するのに効果的であるのが、チャットボットです。つい忘れてしまった書類の場所も、チャットボットに質問するだけで、すばやく回答することができるため、書類探しに時間を取られることなく、業務に集中することができます。

このように、チャットボットはさまざまな場面で、活躍することができます。チャットボットを導入することで、あなたの残業時間も削減され、仕事に対しての負担が軽減されるかもしれません。会社の業務効率化を実現するために、チャットボットの導入を検討してみるのも、1つの手ではないでしょうか。