社内業務を効率化するパーソナルアシスタントボット

2020年7月28日

社内業務を効率化するパーソナルアシスタントボット

ある程度の規模の会社で役員クラスになると秘書が打ち合わせなどのスケジュール調整や移動の手配、資料の準備など本人に代わり様々な業務をサポートしてくれるようになりますよね。
これは秘書がいることにより本来やるべき業務に注力できるようにするためですが、では役員クラス以外のビジネスパーソンには必要ないかというと、もちろんそんなことはありません。
仕事の大きさは違えどスケジュール調整、資料の準備等々、本来やるべき以外の業務は存在しますよね。

これらの本来やるべき以外の業務をサポートしてくれるのが今回ご紹介する「パーソナルアシスタントボット」です。

パーソナルアシスタントとは?

パーソナルアシスタントとは、直訳すると「個人秘書」にあたりますが、IT業界では利用者個人の業務を支援するアプリケーションや機能の事を表現する場合に使用されます。

パーソナルアシスタントと言えば、iPhoneに搭載されている「Siri」が有名ですね。Siriは、話しかけるだけでやりたい事を手伝ってくれます。

「今日の天気教えて?」「今何時?」と話かけると回答を返してくれます。入力しなくとも回答を返してくれるので非常に便利な機能ですね。残念ながら筆者は機械に話しかけることが恥ずかしいと感じてしまうのであまり使用していません。

Siriは、一般的な質問やiPhoneに登録されている情報についての回答や操作を行なってくれますが、これを仕事の利用シーンに当てはめて考えてみたいと思います。

  • 社内システムでエラーがててしまい、情報システム部に電話で解決方法を聞く。(しかも繋がらない。。)
  • 打ち合わせを行う場合には参加者に日程の調整をし、グループウェアに登録する。
  • 業務上あるWebサイトにて調査する必要があるが社内のセキュリティポリシーにて見れないために解除してもらう申請。
  • 社内ファイルサーバのユーザ追加の手続き。

等々

本来の業務ではないけれども、やらないと本来の業務が進まない業務が沢山あります。しかも数ヶ月1度しかやらないためにやり方を毎回調べてやるために時間が掛かってしまうという経験はないでしょうか。

これらの本来の業務に付随する業務を支援してくれるのが「パーソナルアシスタント」です。

社内のルールは会社ごとに違い、新入社員、中途入社など情報量がそもそも少ない人を助けてくれ、聞かれる側の時間を取られず助かります。

最近入社した人ではなくとも「あの手続きどうやるんだったかな」、確か〇〇さん知っていたような気がするから聞いてみよう、ということもあるあるですよね。

パーソナルアシスタントボットは聞く側、聞かれる側両方の時間そしてストレスを軽減してくれる業務効率化のキラーツールになり得るのではないでしょうか。