社内業務を効率化するパーソナルアシスタントボット

AI関連のサービスなどに関わっている方でもない限り、「パーソナルアシスタント」という言葉について知っているという方は、少ないかもしれません。

しかし、実は私たちの身近な存在で、生活に溶け込んでいます。知らず知らずのうちにパーソナルアシスタントを利用している方は多いはずです。

本コラムでは、パーソナルアシスタントの概要や活用例をご紹介いたします。

1、パーソナルアシスタントとは？

パーソナルアシスタントとは、直訳すると「個人秘書」にあたりますが、IT業界では利用者個人の業務を支援するアプリケーションや機能を表現する場合に使用されます。

IT業界のパーソナルアシスタントといえば、iPhoneに搭載されている「Siri」が有名です。Siriは、話しかけるだけでユーザーが知りたいことを教えてくれます。

「今日の天気、教えて？」「今、何時？」などと話かけると、回答を返してくれます。テキストを入力しなくても音声で回答を返してくれるので、非常に便利です。

生活に溶け込んでいるパーソナルアシスタント

また、最近ではAmazon EchoやGoogle Nest（旧：Google Home）など、家電などの操作ができるスマートスピーカーと呼ばれるパーソナルアシスタントが各家庭に浸透しつつあります。こうしたスマートスピーカーにも、パーソナルアシスタントが搭載されており、AIアシスタントなどとも呼ばれています。

パーソナルアシスタントは、スマートスピーカーのほか、PepperやRoBoHoNなどのスマートロボットや、耳元に装着してハンズフリーでコミュニケーションができるソニーのXperia Ear、スマートウォッチ「Fitbit」などのウェアラブルデバイスにも搭載されています。

このように、パーソナルアシスタントは私たちの身近なところで、暮らしの利便性を高めてくれているのです。

2、業務を効率化するチャットボット

チャットボットが活躍する業務例

パーソナルアシスタントの利用シーンを仕事に当てはめて考えてみましょう。

• 社内システムでエラーが出てしまい、情報システム部に電話で解決方法を聞く。
• 打ち合わせを行うために、参加者の日程を調整し、グループウェアに登録する。
• 業務上、あるWebサイトにて調査する必要があるが、社内のセキュリティポリシーで閲覧できず、解除してもらうために申請する。
• 社内ファイルサーバのユーザー追加の手続き。

など、本業ではないが、こなさなければ本来の業務が進まないという派生的な業務がたくさんあります。これらは、数ヵ月に１度くらいの頻度でしか発生しない作業なので、方法を忘れてしまい、毎回、調べる時間がかかってしまう…という経験はないでしょうか。

これらの本来の業務に付随する業務を支援してくれるのが「パーソナルアシスタント」です。

チャットボットのパーソナルアシスタントとしての働き

上記のようなシーンにチャットボットがあれば、聞く側、聞かれる側両方の時間そしてストレスを軽減してくれます。チャットボットは、質問の回答はもちろん、会議の調整、（社内の）特定のスキルを持つ人を探す、社内で過去のドキュメントを探すなど、ビジネスパーソンの日常業務をサポートすることができます。

特に、社内のルールは会社ごとに違います。新入社員、中途入社など情報量がそもそも少ない人をチャットボットが助けてくれます。入社したばかりの人でなくても「あの手続きは、どうやるんだっけ？」「確か、〇〇さん知っていたような気がするから聞いてみよう」ということもよくあるでしょう。そんな時に、チャットボットを活用することで、聞かれる側も時間を取られず助かります。

社内業務にチャットボットをパーソナルアシスタントとして活用する方法について、詳しくは、下記ページをご覧ください。

活用事例 社内業務パーソナルアシスタント

まとめ

「パーソナルアシスタント」という表現に、あまりなじみのない方もいらっしゃるかもしれませんが、スマートフォンやスマートスピーカー、ウェアラブルデバイスなどに搭載されている、実は私たちに身近な存在です。

生活だけでなく、業務に活用することで、手続き上の不明点などを解決したり、会議の調整を行ったりといったこと効率よく行えるようになります。

アイデア次第で活用の広がるチャットボットを、社内業務パーソナルアシスタントとして導入してみませんか？